Op deze 7 manieren helpt een DMS de productiviteit in jouw bedrijf te vergroten

Het gebruik van een Document Management Systeem – kortweg ook wel DMS genoemd – wordt steeds vaker gebruikt door bedrijven. Aangezien de hoeveelheid informatie dagelijks toeneemt, is het belangrijk om deze efficiënt in te richten en te beheren. Daar is een DMS de oplossing voor. Een goed Document Management Systeem zorgt ervoor dat informatie altijd op het juiste moment beschikbaar is bij de juiste persoon. Zo vergroot je de productiviteit binnen je bedrijf onder meer op de volgende 7 manieren:

1) Sneller hulp van je klanten

Met een DMS kunnen medewerkers van bijvoorbeeld de klantenservice of onderhoudsdienst snel bij de juiste documenten, wanneer zij vragen krijgen van klanten. Dit verhoogt dus niet alleen de productiviteit, maar verhoogt ook de klanttevredenheid. 

2) Meer focus op belangrijke taken

In het verleden waren medewerkers veel tijd kwijt aan het verwerken van documentstromen. Met een DMS is dit verleden tijd. Medewerkers kunnen zich focussen op andere, belangrijkere inhoudelijke taken binnen het bedrijf en verhogen zo hun eigen productiviteit.

3) Goede interne communicatie 

Met een DMS kunnen documenten centraal opgeslagen worden. Mensen van verschillende afdelingen werken tegelijkertijd aan een bepaald document en kunnen er sneller over communiceren. 

4) DMS is ook goed voor interne controle voor bovenaf

Omdat het management ook snel en eenvoudig toezicht heeft op de documenten binnen het bedrijf, kunnen zij desgewenst sneller controles uitvoeren om de kwaliteit te waarborgen, of correcties doorvoeren.

5) Veilige opslag van documenten

Een goed DMS zorgt er automatisch voor dat aan alle privacywetgeving wordt voldaan en dat er geen veiligheidsrisico’s kleven aan het gebruik van het systeem. 

6) Creëer een automatische workflow met een DMS

Met de automatische workflow binnen een Document Management Systeem stel je eenvoudig taken en deadlines in. Zo zorg je ervoor dat alle belangrijke handelingen binnen het bedrijf snel en punctueel gedaan worden. 

7) Centrale opslag van mailverkeer

Inkomende en uitgaande mailberichten kunnen centraal en veilig worden opgeslagen. Mensen die daar de rechten voor hebben, kunnen deze mailberichten vervolgens snel en veilig terugvinden. Dit zorgt voor een compleet dossier met de meest actuele informatie. Zelfs als het personeelsbestand verandert, blijven de dossiers kloppend. 

Is een DMS de investering waard?  

Er zijn nog meer manieren te noemen waarop een DMS bijdraagt aan de efficiëntie van elk bedrijf. Uiteindelijk zijn het al deze voordelen van een DMS die ervoor zorgen dat het de investering waard is. Een efficiëntere werkwijze leidt immers tot een hogere omzet. 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *