Kan een incasso bureau jouw klantrelatie beschadigen?

Wanneer je als ondernemer, zeker als zzp’er op een persoonlijke manier met je klanten omgaat, dan voelt het wat overdreven om een incasso bureau in te schakelen. Dit artikel gaat dieper in op het effect van een incassobureau inschakelen en of dit de klantrelatie kan schaden. Daarnaast ontvang je tips over hoe jij je administratie kunt inrichten om een snelle betaling te krijgen. Voor zowel MKB bedrijven als mensen die als zzp’er werken, is het belangrijk om een strakke administratie aan te houden. Alleen op die manier kun je voorkomen dat het zover moet komen als een incasso bureau inschakelen. 

Kies het juiste incasso bureau

Het ene incassobureau is de andere niet. Dat is belangrijk om te beseffen wanneer je op zoek gaat naar een goed bureau. Je kunt als ondernemer beter al direct een goede samenwerking met een incassobureau zoeken. Zo kun je een incassobureau kiezen die bij jou past. Je wilt een vriendelijk incasso bureau die wel duidelijk is. Je wilt zeker geen incassobureau inschakelen die illegale dingen doet of dreigend overkomt. Dit kan alleen maar tegen je werken. Kies dus een incassobureau die goed is in wat ze doen, je mag best naar hun resultaten en werkwijze vragen voor je met een incassobureau in zee gaat.

Een strakke administratie voorkomt dat je een incasso bureau moet inschakelen

Wanneer je op een persoonlijke basis met iemand werkt, dan kan het zijn dat je minder strikt achter je geld aangaat dan hoe een groot bedrijf dit bij anonieme klanten doet. Echter tussen iemand een langere betaaltermijn geven of geen herinnering sturen van een verlopen factuur, daar zit veel verschil in. Allereerst spreek je een duidelijke betaaltermijn af. Dertig dagen is tegenwoordig erg lang, het is beter om veertien dagen aan te houden. Ga als beginnende ondernemer niet met Excel of Word je facturen maken, maar kies een factureringsprogramma die automatisch de herinneringen verstuurt. Zo hoef je er niet aan te denken met het risico dat jij het vergeet. Zet op de herinnering al hoe je omgaat met verlopen facturen en wanneer je een incasso bureau inschakelt. Dit maakt de schrik voor de wanbetaler ook kleiner: hij wist van tevoren wat hem te wachten stond.

Spreek een uitzondering af

Wanneer jouw klant niet betaalt, neem dan contact op. Doe dit bij voorkeur schriftelijk en bevestig altijd telefonische afspraken als je opgehangen hebt nogmaals per mail. Zo is er geen misverstand over wat de afspraak is. Zet in de mail een zin als: “zoals zojuist besproken…” en “zonder tegenbericht ga ik ervan uit dat…”. Wanneer iemand niet kan betalen en je vindt de reden het maken van een uitzondering waard, spreek dan een betalingsregeling af. Bijvoorbeeld drie termijnen. De kans is groot dat je hierdoor de eerste en vaak de tweede termijn snel betaald krijgt en alleen nog op de derde moet wachten. Laat weten dat je, als de termijnen niet tijdig betaald worden, je een incasso bureau inschakelt die ineens het hele bedrag kan eisen. Zo heb je een goede balans tussen vriendelijkheid en empathie, maar dwing je toch respect af. Neem daarom snel contact op met de specialisten van Incassonet.nl

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *